Roundcube is de open source webmailclient die door de academie van Aix-Marseille is gekozen voor al zijn personeel. Zijn rol gaat verder dan alleen het lezen van e-mails: het vormt de toegangspoort tot de beveiligde professionele uitwisselingen van de academische regio PACA. Sinds 2024 hebben het ministerie van Onderwijs en de Directie Digitale Zaken voor Onderwijs (DNE) een geleidelijke herziening van de academische digitale tools gestart, en Roundcube staat centraal in deze transitie.
Roundcube in de interministeriële cloud: wat verandert er voor de medewerkers
De digitale routekaart Onderwijs 2024-2027, gepubliceerd door de DNE, voorziet in de integratie van academische berichten in een breder samenwerkingsecosysteem, gebaseerd op de interministeriële cloud van de Staat. De academie van Aix-Marseille maakt deel uit van de pilootacademies die door de DSI academisch PACA zijn aangewezen om deze convergentie voor te bereiden.
Verder lezen : Breng uw terras weer tot leven: alles wat u moet weten over terrasverfverwijderaar
Concreet zal Roundcube geen geïsoleerde tool meer zijn. Het doel is om het te verbinden met gedeelde diensten voor videoconferenties, opslag en co-editie van documenten, allemaal gehost op infrastructuren die voldoen aan de AVG. Deze richting is bedoeld om het gebruik van publieke platforms waarvan de naleving van regelgeving problematisch is, te beperken.
Voor de gebruikers blijft de Roundcube-berichtenservice van de academie van Marseille het prioritaire communicatiekanaal, maar de interface zal geleidelijk snelkoppelingen naar deze nieuwe diensten integreren zonder dat er tussen verschillende portalen gewisseld hoeft te worden.
Lees ook : Alles wat u moet weten over de borstvoedingsattest: verkrijging, procedures en uitgifte
Versterkte authenticatie en OTP op Roundcube Aix-Marseille
Een van de meest concrete veranderingen voor de medewerkers betreft de beveiliging van de authenticatie. Verschillende academies, waaronder Aix-Marseille, hebben hun eisen voor toegang tot de berichtenservice versterkt.
Het wachtwoord is niet meer voldoende
De tweefactorauthenticatie (OTP) wordt de norm voor toegang tot het webmailportaal. Het principe is eenvoudig: nadat de gebruiker zijn identificatie en wachtwoord heeft ingevoerd, moet hij een tijdelijke code valideren die door een speciale applicatie op zijn telefoon wordt gegenereerd.
Dit mechanisme vermindert drastisch het risico op identiteitsdiefstal, zelfs als het wachtwoord is gecompromitteerd. De CNIL heeft in 2025 herinnerd dat professionele berichten die gevoelige gegevens verwerken (cijfers van leerlingen, gezinssituaties, pedagogische aanpassingen) een verhoogd beschermingsniveau moeten garanderen.
Bijlagen en TLS-encryptie
Roundcube vereist nu het gebruik van het TLS-protocol voor het transport van berichten. Voor bijzonder gevoelige documenten is de academische aanbeveling om gebruik te maken van wachtwoordbeveiligde bijlagen, verzonden via een aparte kanaal. Deze beperking kan zwaar lijken, maar het voldoet aan een specifieke wettelijke verplichting.
Accountbeheer en personalisatie-opties Roundcube
Portaal “Mijn Account” van de academische berichtenservice stelt gebruikers in staat om verschillende instellingen te beheren zonder tussenkomst van de IT-dienst. De beschikbare functies zijn het waard om te kennen, omdat ze de meeste veelvoorkomende problemen oplossen.
- E-mailaliassen: mogelijkheid om alternatieve adressen te creëren die aan hetzelfde account zijn gekoppeld, nuttig om pedagogische uitwisselingen van administratieve communicatie te scheiden.
- Automatische doorstuurfuncties: doorsturen van berichten naar een ander academisch adres, handig bij een wijziging van aanstelling tussen instellingen van de academie.
- Visuele handtekening: personalisatie van de handtekening met de contactgegevens van de instelling, het academische logo en de wettelijke vermeldingen, rechtstreeks vanuit de Roundcube-interface.
- Sorteringsfilters: het creëren van automatische regels om binnenkomende berichten te sorteren op afzender, onderwerp of trefwoorden, wat de inbox aanzienlijk verlicht.
Toegang tot deze opties gebeurt vanaf hetzelfde portaal als de berichtenservice, zonder extra identificatie.
Roundcube of Zimbra: welke interface te kiezen binnen de academie
De academie van Aix-Marseille biedt twee interfaces voor toegang tot dezelfde mailbox: Roundcube en Zimbra. De keuze tussen de twee verandert noch het e-mailadres, noch de ontvangen berichten, maar de gebruikservaring verschilt.
Roundcube geeft de voorkeur aan lichtheid en laadsnelheid. Zijn eenvoudige interface werkt goed op bescheiden verbindingen en op oudere browsers. Zimbra, visueel rijker, integreert een agenda en een geavanceerdere contactbeheerder, maar verbruikt meer middelen.
Voor medewerkers die de berichtenservice voornamelijk gebruiken om e-mails te lezen en te verzenden, blijft Roundcube de meest vloeiende keuze. Degenen die gedeelde agenda’s tussen collega’s beheren, kunnen er belang bij hebben om af en toe over te schakelen naar Zimbra, toegankelijk vanaf hetzelfde portaal van de academische regio PACA.
Met de verwachte convergentie naar het interministeriële dienstenpakket, zou deze dualiteit op termijn kunnen verdwijnen ten gunste van een uniforme interface. Er is geen specifieke tijdlijn voor dit punt gecommuniceerd.
Beveiliging van gevoelige pedagogische uitwisselingen via Roundcube
Het personeel van de academie wisselt regelmatig documenten uit die persoonlijke gegevens van leerlingen bevatten. Cijfers, verslagen van educatieve teams, begeleidingsprotocollen: deze uitwisselingen vallen onder de AVG en vereisen specifieke voorzorgsmaatregelen.
Een interne nota die in 2025 door de academie van Aix-Marseille is verspreid, heeft herinnerd dat Roundcube het voorkeurskanaal is voor dit type communicatie. Het gebruik van persoonlijke berichtenservices (Gmail, publieke Outlook) om informatie over leerlingen te verzenden, wordt expliciet afgeraden.
- Controleer of het TLS-slotje goed zichtbaar is in de adresbalk van de browser voordat u een bericht verzendt.
- Stuur nooit een wachtwoord van een wachtwoordbeveiligde bijlage in dezelfde e-mail als het bestand.
- Verwijder berichten met gevoelige gegevens zodra ze niet meer nodig zijn, in plaats van ze eindeloos te archiveren.
Deze voorzorgsmaatregelen zijn geen kwestie van comfort, maar van een verplichting die de CNIL kan controleren.
De overgang naar de interministeriële cloud zou deze praktijken moeten vereenvoudigen door end-to-end encryptie rechtstreeks in de interface te integreren. Voorlopig ligt de verantwoordelijkheid bij elke gebruiker, en Roundcube biedt de nodige tools, mits deze worden geactiveerd.