Roundcube ist der Open-Source-Webmail-Client, der von der Akademie Aix-Marseille für alle ihre Mitarbeiter ausgewählt wurde. Seine Rolle geht über das bloße Lesen von E-Mails hinaus: Er ist der Zugangspunkt zu den sicheren beruflichen Austauschmöglichkeiten der akademischen Region PACA. Seit 2024 haben das Ministerium für nationale Bildung und die Direktion für digitale Bildung (DNE) eine schrittweise Überarbeitung der akademischen digitalen Werkzeuge eingeleitet, und Roundcube steht im Mittelpunkt dieses Übergangs.
Roundcube in der interministeriellen Cloud: Was sich für die Mitarbeiter ändert
Der digitale Fahrplan Bildung 2024-2027, veröffentlicht von der DNE, sieht die Integration der akademischen E-Mail-Dienste in ein breiteres kollaboratives Ökosystem vor, das auf der interministeriellen Cloud des Staates basiert. Die Akademie Aix-Marseille gehört zu den Pilotakademien, die von der DSI der akademischen Region PACA ausgewählt wurden, um diese Konvergenz vorzubereiten.
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Konkreter gesagt wird Roundcube kein isoliertes Werkzeug mehr sein. Ziel ist es, ihn mit gemeinsamen Diensten für Videokonferenzen, Speicherung und gemeinsame Dokumentenbearbeitung zu verbinden, die alle auf Infrastrukturen gehostet werden, die den Anforderungen der DSGVO entsprechen. Diese Ausrichtung zielt darauf ab, die Nutzung von öffentlichen Plattformen, deren regulatorische Konformität problematisch ist, zu begrenzen.
Für die Benutzer bleibt die Roundcube-E-Mail der Akademie Marseille der bevorzugte Kommunikationskanal, aber ihre Benutzeroberfläche sollte schrittweise Verknüpfungen zu diesen neuen Diensten integrieren, ohne dass zwischen mehreren Portalen gewechselt werden muss.
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Verstärkte Authentifizierung und OTP auf Roundcube Aix-Marseille
Eine der konkretesten Änderungen für die Mitarbeiter betrifft die Sicherheit der Authentifizierung. Mehrere Akademien, darunter Aix-Marseille, haben ihre Anforderungen an den Zugang zur E-Mail verstärkt.
Das Passwort reicht nicht mehr aus
Die Zwei-Faktor-Authentifizierung (OTP) wird zur Norm für den Zugang zum Webmail-Portal. Das Prinzip ist einfach: Nachdem der Benutzer seine ID und sein Passwort eingegeben hat, muss er einen temporären Code bestätigen, der von einer speziellen Anwendung auf seinem Telefon generiert wird.
Dieser Mechanismus reduziert drastisch das Risiko von Identitätsdiebstahl, selbst wenn das Passwort kompromittiert ist. Die CNIL hat 2025 erinnert, dass berufliche E-Mail-Dienste, die mit sensiblen Daten (Schülernoten, familiäre Situationen, pädagogische Anpassungen) umgehen, ein erhöhtes Schutzniveau gewährleisten müssen.
Anhänge und TLS-Verschlüsselung
Roundcube verlangt nun die Verwendung des TLS-Protokolls für den Transport von Nachrichten. Für besonders sensible Dokumente wird empfohlen, passwortgeschützte Anhänge zu verwenden, die über einen separaten Kanal übermittelt werden. Diese Anforderung mag schwerfällig erscheinen, erfüllt jedoch eine spezifische regulatorische Verpflichtung.
Kontoverwaltung und Anpassungsoptionen für Roundcube
Das Portal „Mein Konto“ der akademischen E-Mail ermöglicht es, mehrere Einstellungen zu verwalten, ohne den IT-Service in Anspruch nehmen zu müssen. Die verfügbaren Funktionen sind es wert, bekannt zu sein, da sie die meisten häufigen Probleme lösen.
- E-Mail-Alias: Möglichkeit, alternative Adressen zu erstellen, die mit demselben Konto verknüpft sind, nützlich, um pädagogische von administrativen Kommunikationen zu trennen.
- Automatische Weiterleitungen: Weiterleitung von Nachrichten an eine andere akademische Adresse, praktisch bei einem Wechsel der Zuweisung zwischen den Einrichtungen der Akademie.
- Visuelle Signatur: Anpassung der Signatur mit den Kontaktdaten der Einrichtung, dem akademischen Logo und den rechtlichen Hinweisen, direkt über die Roundcube-Oberfläche.
- Sortierfilter: Erstellung automatischer Regeln zur Klassifizierung eingehender Nachrichten nach Absender, Betreff oder Schlüsselwörtern, was das Postfach erheblich entlastet.
Der Zugang zu diesen Optionen erfolgt über dasselbe Portal wie die E-Mail, ohne zusätzliche ID.
Roundcube oder Zimbra: Welche Benutzeroberfläche in der Akademie wählen?
Die Akademie Aix-Marseille bietet zwei Benutzeroberflächen für den Zugriff auf dasselbe Postfach: Roundcube und Zimbra. Die Wahl zwischen beiden ändert weder die E-Mail-Adresse noch die empfangenen Nachrichten, aber die Benutzererfahrung ist unterschiedlich.
Roundcube bevorzugt Leichtigkeit und schnelle Ladezeiten. Seine schlichte Benutzeroberfläche funktioniert gut bei bescheidenen Verbindungen und auf älteren Browsern. Zimbra, visuell reicher, integriert einen Kalender und einen fortschrittlicheren Kontaktmanager, benötigt jedoch mehr Ressourcen.
Für Mitarbeiter, die die E-Mail hauptsächlich zum Lesen und Versenden von E-Mails nutzen, bleibt Roundcube die flüssigere Wahl. Diejenigen, die gemeinsame Kalender zwischen Kollegen verwalten, könnten ein Interesse daran haben, gelegentlich auf Zimbra umzuschalten, das über dasselbe Portal der akademischen Region PACA zugänglich ist.
Mit der geplanten Konvergenz zu dem interministeriellen Dienstleistungsangebot könnte diese Dualität langfristig zugunsten einer einheitlichen Benutzeroberfläche verschwinden. Ein genauer Zeitplan wurde zu diesem Punkt nicht kommuniziert.
Sicherheit sensibler pädagogischer Austausch über Roundcube
Die Mitarbeiter der Akademie tauschen regelmäßig Dokumente aus, die persönliche Daten von Schülern enthalten. Noten, Protokolle von Bildungsteams, Unterstützungsprotokolle: Diese Austausche unterliegen der DSGVO und erfordern spezifische Vorsichtsmaßnahmen.
Eine interne Mitteilung, die 2025 von der Akademie Aix-Marseille verbreitet wurde, erinnerte daran, dass Roundcube der bevorzugte Kanal für diese Art der Kommunikation ist. Die Nutzung persönlicher E-Mail-Dienste (Gmail, Outlook für den allgemeinen Gebrauch) zur Übermittlung von Informationen über Schüler wird ausdrücklich abgeraten.
- Überprüfen, dass das TLS-Schloss in der Adressleiste des Browsers angezeigt wird, bevor eine Nachricht gesendet wird.
- Nie ein Passwort für einen passwortgeschützten Anhang in derselben E-Mail wie die Datei übermitteln.
- Nachrichten, die sensible Daten enthalten, sofort löschen, sobald sie nicht mehr benötigt werden, anstatt sie unbegrenzt zu archivieren.
Diese Vorsichtsmaßnahmen sind keine Frage des Komforts, sondern eine Verpflichtung, die die CNIL überprüfen kann.
Der Übergang zur interministeriellen Cloud sollte diese Praktiken vereinfachen, indem die Ende-zu-Ende-Verschlüsselung direkt in die Benutzeroberfläche integriert wird. Momentan liegt die Verantwortung bei jedem Benutzer, und Roundcube bietet die notwendigen Werkzeuge, sofern sie aktiviert werden.